Getting Things Done 讀書心得 (上)

這是一本老書,好像幾年前就讀過,雖然當者有打動到我 (不然我不會一直記著,還拿出來重讀了幾遍),但是一直沒有確切的行動方案,直到最近開始使用 Notion,才發現一個好理論必須搭配好工具,才可以大幅改善你的生活。

先來打個比方,如果你希望車子成為代步工具,在學開車這件事上至少有三個階段:

第一,了解車子各主要構造的功能及使用方法,例如油門、剎車、方向盤、打檔系統、雨刷、方向燈等等 (你總不能踩著剎車想要加速吧)
第二,考完駕照後,專心且有意識地去開車,確實使用各個構造 (有時還必須分段練習,學會一部分之後才能繼續下一動作),從做中學,也從錯中學,形成連續動作,把車子開上路,並且不斷練習
第三,最後,讓開車成為流暢的一系列動作,變成下意識的行為,你還可以邊開車邊聊天或是聽音樂(還有人可以化妝),開車已經成為你身體肌肉記憶的一部分

GTD (Getting Things Done)不只是一本書或一個觀念,書只是幫助你了解 GTD 的各個步驟及使用方法,我們還需要拆解各個步驟,了解彼此的功能跟關係,不斷練習整個流程,才能養成 GTD 的習慣,把 GTD 的精神內化到工作或是生活的每一個層面。

之前遇到的問題

大多數人都會有各種的會議記錄、待辦事項、學習心得、生活雜事… 需要記憶或處理,有時我會用實體的便利貼把事情貼在桌上或螢幕上(後來有電腦版的虛擬便利貼);網路上看到的好文章會記錄到 Evernote 筆記本,或者是存到 Instapapper 等有空時再瀏覽;走在路上想到個點子,會錄音或者寫在 Apple Notes;看到一本好書,可能在上面畫重點做筆記,或者直接在電子書上面標記;聽到 Podcast 有不錯的內容,只能按下暫停鍵,找個筆記本或是電腦記下重點,再不然就是記在大腦裡,希望稍後能把它還原出來…

你是否也有以上的困擾呢?筆記散落在四處,真正需要用到時卻找不到,或者根本忘了這條筆記的存在?又或是希望萬能的大腦能幫你記得所有的事,結果是大腦嚴重超載,重要的事記不得,感嘆初老現象提早到來?(可能要多吃一點銀杏?)相信我,你並不孤單,這不是你一個人的問題,很多人都遇到過這樣的現象,我也不例外,最根本的原因,是我們沒有正確的大腦使用說明書,反而把大腦禁錮在”儲存訊息”這個最低層次裡,沒有發揮它該有的功能,書中有句話是這麼說的:

大腦是用來思考的,不是用來儲存 把所有東西從腦袋裡清空很重要

如果大腦不是用來儲存的,每天那麼多的訊息量要怎麼處理?該存到哪裡去?
又,我們該如何放心地把腦袋清空,好用來思考呢?

我們需要一套系統

系統這個詞最近用得有點泛濫,但 GTD 的確是一套完整的系統,它是一套處理各種大小事的流程,書中有一張很清楚的流程圖:

GTD 流程圖

簡單地說,這套系統可以分為五個步驟:

  • 捕捉:把所有的大事、小事、雜事全部收集在同一個地方,可以稱為收件匣
  • 清理:每日清空你的收件匣
  • 整理:使用正確的儲存工具
  • 回顧:每週檢查你的系統,保持更新與維持最佳功能性
  • 執行:做出最佳行動決策

個人覺得這樣硬生生地分成五個步驟不是很恰當,而且在翻譯上也不太到位,最好的方式還是看著流程圖執行,再加上幾個小提醒即可,以下就把我覺得最重要的部分分享給大家。

提昇個人效率的關鍵在「遺忘」

所謂的時間管理,或是提昇個人效率,最關鍵的能力就是專注遺忘整理聚焦,唯有不必擔心其他一萬件該做卻沒時間或餘力去思考的事情,才能把力氣完全用在眼前的工作。一件一件地完成眼前有力量做的事,其他那一萬件事自然也能陸續完成。

不論是工作還是生活,總有大大小小的事累積在心頭,有些可以馬上去處理,有些卻必須要等待,還有一些該丟棄或是找個地方儲存起來。如果把所有的事放在大腦中,那無形的壓力 (怕忘記、怕做不完、怕做不好…) 很容易就會讓我們分心,最後連眼前的小事也做不好。所以,GTD 最重要的第一個步驟就是要把所有的事收集在一個收件閘中,它可以是個實體的待處理收納籃,也可以是電腦上的一個 APP,重點是所有的事都要放在同一個地方。例如會議紀錄、todo list、今天下班後要採買的雜物、廠商的連絡方式,等一下中午要跟xxx 吃飯… 其目的就是要把大腦的空間徹底釋放出來。你可以試著拿出紙筆,把心中所有的念頭跟待辦事項鉅細靡遺全部寫下來,你至少會有兩個感覺:

  • 心裡的壓力大幅減輕了
  • 事情可能很多,但列出來之後,沒有想像中那麼困難

所以,把所有的事從大腦中清空是非常重要的第一步,目的就是要把大腦從”儲存訊息”這個層次中解放出來,你才會有精力去處理接下來的事。(如果你還沒有開始使用這套系統,可以試著每天早上到公司時,把今天要做的待辦事項跟心中想到的所有事都列出來,先體會清空腦袋的美好,再來打造適合你的系統。)

ps. 在這個數位時代,我們當然可以使用紙本的筆記本來記錄所有的事,但是找一個好用的數位工具應該是事半功倍的好方法,不論是 Evernote 還是 Notion 都是不錯的數位筆記本。

ps2. email 可能是唯一不需要整理到收件匣的資料,因為它的數量相當龐大,而且大部分的 email 軟體都有很好的搜索、儲存跟檔案功能。

讓這套系統值得信賴

光收集而沒有後續動作只會增加焦慮

一旦把所有的事收集到收件匣之後,我們就必須每天清空,而不是讓它無窮無盡地累積,否則到最後只是另一個垃圾堆而已。請參考上面的流程圖,事情進了收件匣之後,你必須判斷它是什麼,而其中最重要的問題就是 ”Is it actionable?” ,我可以對它採取行動嗎?

  • 如果是不能採取行動的事
    • 沒用的東西就直接丟了吧
    • 以後可能會需要參考的資料(email 裡的一堆 FYI),放到實體或是虛擬的檔案櫃中
    • 目前無法採取行動,還需要孵化孕育一段時間(可能是一個想法),放到 someday 未來某一天的清單中 ,日後再定期回頭檢視
  • 如果是可以採取行動的事,再依下面情況分類
    • 兩分鐘內能做完 ⇒ 立刻完成
    • 可以分派給別人做 ⇒ 分派出去,但要建立一個日後檢查清單
    • 無法兩分鐘內完成,也不能分派給別人 ⇒ 建立下一步行動清單或放在行事曆上
    • 如果需要多個步驟或細分成多項小任務 ⇒ 建立一個專案來管理所有的任務跟行動

建立一套值得信賴的系統非常不容易,如果有些事會被這個系統遺忘,或是堆積在難以發現的地方逐漸死去,你的下意識會懷疑這個系統,從而讓你的大腦繼續負擔記憶的工作,無法真正放空,所以,打造一個值得信賴的系統非常重要。下面有幾個注意事項:

一定要定期清空

我的建議是每日清空,不要讓惰性摧毀了這套系統;把清空收件匣當成是一種儀式,可以是每天開始工作時,或是一天的結束之後,最好是一天裡的固定時間,才能養成習慣。徹底清理一遍收件匣,把該歸檔的資料歸檔,可以行動的列出下一步行動清單,或者把各類事項分派出去,讓它們回到該去的位置。

神聖的行事曆

行事曆是一塊神聖的領地,一旦在那裡標記了某個行動,你就必須在那個特定的時間完成

所有放到行事曆上的事項一定要在當天或該時段完成。如果你因為某個原因讓行事曆上的工作「滑掉」,這套系統就會出現瑕疵,久而久之你就不會再信賴它,把工作放到行事曆上會變得不再重要,你會下意識地忽略行事曆上的工作。所以,寧可訂定略低的標準 (例如從寫一篇文章改成寫一段文章,或者打十通電話變成打五通電話),逐步建立信心之後再提高你的目標。

專案與清單

這套系統的重點是專案與清單。清單是一項項可以獨立完成的任務,例如打電話給牙醫預約看診時間、回家路上買一瓶牛奶、把會議紀錄發給與會者、把合約寄給客戶…,而專案是由超過一項的清單或步驟所組成,例如「準備年度報告」,要先將今年的業績數字做整理、與業務部門確認、跟財務部門確認、整理數字報表、檢討年度目標達成狀況、完成簡報、安排會前會、寄出資料給相關部門跟主管、安排年度會議…

從長遠來看,個人有人生目標,公司有年度目標,每個目標都應該是一個或多個專案所組成,往下細分就是任務與清單;你的每天計劃或 todo list,都應該對標到某個專案,進而聚焦到個人或公司的目標。三不五時退一步來看時,你才會知道自己在忙什麼,才不會有「為何而戰、為誰而戰」的疑惑。

一個完整的、沒有漏洞的組織整理系統,可以賦予你無窮無盡的力量,因為它可以讓大腦徹底擺脫那些低層次的思維,把精力投入到更重要的事情中。

~ 待續 ~

~ a-review-of-getting-things-done-1 ~

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