前文有提到要定期清空收件匣(最好是每天)，所謂清空不代表你要完成所有收集到的工作，而是要識別你收集到的每樣東西，確定它是什麼，它代表什麼以及它需要你採取什麼行動。如果是無法行動的事項，你可以選擇丟到垃圾桶、歸檔、或是放到 Someday 清單裡，日後有空閒或是想法更成熟時再拿出來檢視；如果是可以行動的事項，我們該如何執行呢？

擬出「下一步行動」

以前在我的清單中會有這樣的待辦事項：

• 下午兩點開會
• 做下星期報告用的 powerpoint
• 下週某某人慶生

做為一個提醒事項(reminder)，這樣的清單可能足夠，但是當我打開待辦事項，想要完成這些事情時，我不知道道自己要做什麼，因為它們沒有明確定義出「下一步行動」。 以開會為例，我是要主持這個會議？還是要發出會議邀請？我需要事前做些什麼準備？還是要做會議紀錄？又或者，我只是列席參加，沒空的話根本就不需要出席？ 以做 powerpoint 為例，報告的主題是什麼？對象是誰？相關的資料是否已經準備齊全？我已經打了草稿還是要從一張白紙寫起？有沒有類似的模板可以參考？報告初稿若是完成，要寄給誰 review？ 再以慶生為例，是要買蛋糕？還是要外出聚餐？有沒有約好聚會的人？有沒有事先訂位？需不需要準備禮物？卡片準備了嗎？預算是多少…

總之，一個不清不楚的待辦事項只是幫你記住了有這麼一件事，至於你要做什麼，什麼時間做，怎麼做，跟誰一起協作，還需要進一步地定義(代表尚未識別清楚)；所以，下一步行動必須是可執行的具體行動，最好能夠有 who, when and what，在某個時間點，誰應該完成什麼事 (通常是自己)。例如：

• 下午兩點開會，寄開會通知給 x, y z
• 上午前跟財務部要今年以來的業績資料以準備下星期報告
• 今天以前，打電話邀請 x, y, z 參加下星期的慶生會

書中有幾個重點我覺得非常實用：

1. 如果不超過兩分鐘，立刻行動；與其把一件小事放到行事曆或是再放回待辦清單，不如立刻把它處理掉，緩解你心中的壓力。例如打電話，30 秒就能解決就立刻行動吧；如果有一封email 需要你讀一分鐘後決定同意或不同意，現在就把它讀完並且回覆；如果一件事根本不值得你花時間去完成，花個一秒鐘把它刪去。
2. 要有預期結果：很多時候有些事情做了但並不到位，我們必須再進一步跟進，或花時間再做一次溝通，導致一個待辦事項拖了很久還無法完成，或花了幾倍的精力才得到我們想要的結果。所以，在擬定下一步行動時，我們最好設定預期結果。例如，邀請朋友來參加慶生會時，要約定何時之前一定要回覆 yes/no；跟財務部要資料時，要清楚告知需要的時間段 (今年以來)，必須包含的資料內容，以及檔案格式等等；有了明確的預期結果，才能判斷這件事情是否可執行以及是否已完成。
3. 設定專案：有些事情無法一步到位或者需要與他人協作才可以完成，這時應該把這樣的工作設定為專案，在專案裡可以有小項目或是許多項小任務。例如慶生，可以分成場地安排、活動規劃、禮物卡片準備…

每週回顧與檢討

實行 GTD 工作流程的目的，並不是讓你的大腦偷懶，
而是要釋放壓力，充份利用大腦的資源，讓它工作得更加優雅、更有效率、更具創造性。

一套好的系統並不是設定完成，上線之後就會自行運作，永遠不需要修改。相反地，我們必須定時且不間斷地監視它的運行狀態，視情況重新調整跟維修，才能確保它能正確且正常地運轉。每週回顧與檢討就是為了再次清空大腦並為未來幾周確定方向，設定優先順序與決定需要採取的行動。

我會在每個週日晚上回顧這一週的日誌：

• 原先設定的目標是否有如期完成？如果有，很好，替自己按個讚，順便看看是否可以把標準再提高？如果沒有也沒關係，可能是這週有突發狀況，或者原本設定的目標與任務已經不再重要，我可以隨時把它移除，順便提醒自己要設定合理的目標與計劃。
• 我離自己訂定的年度目標(或人生目標) 是更近了一些？還是更遠了一些？為什麼？ 我要做什麼才會讓自己變得更好？
• 檢視 Someday/Maybe 清單，有沒有哪些事項變更有趣或更有價值？如果有，可以把它移動到專案清單中；如果沒有，本週有沒有新奇有趣的東西可以加入這個清單？
• 本週有沒有學習新的東西？有沒有新鮮、精采、有創意或引人入勝的想法值得跟別人分享？
• …

很多時間管理的書會提到如何決定做事的優先順序，通常是以緊急與重要與否分成四個象限(詳見”與成功有約這本書”)，但我更喜歡書中提到的幾個方法：

1. 不超過兩分鐘的事現在就做，上面提過了
2. 問問你自己為什麼要做這件事(通常就是決定其重要與否)
3. 從工作與生活的六個層次來檢視你的優先順序

• 第五層：人生目標與原則
• 第四層：願景與長期展望
• 第三層：年度目標
• 第二層：關注與責任的範圍
• 第一層：現行專案
• 地面層：目前的行動

不一定要自上而下定義每一層的內容 (我常常不知道自己的人生目標與願景何在)，自下而上也可以，有時清空完自己的大腦之後，你會有時間與精力去思考更高層的目標；又或者，從日常生活的小事可以知道你真正在意的東西，從而定義你的人生。

結論

生活中只存在兩種難題：
(1) 你知道你想要達到的目標，但你不知道如何達成它；
(2) 你不知道你的目標到底是什麼

如果你明確知道你想要去的方向，卻不知道如何完成，這本書提供的方法對你一定有幫助。如果你還不清楚自己的目標是什麼(我就是這樣的狀態)，先把手邊的工作理清，再把大腦清空，也許你會找到自己的目標。

第二大腦或是數位大腦只是起點 (但很重要)，接下來的整理、回顧與執行才是關鍵。每一個被捕捉到的想法、概念、記錄… 都必須被處理，而且列出下一步行動，列出 who, when, what 的細節，才能被確實執行；同時，我們要清楚定義結果為何，才能決定每一個步驟是否都已被正確執行。

從這本書，我發現專案的重要性，它上承人生的目標與願景，下啟各項每日任務；有了專案的概念，你才能確保每日任務都能朝向你的目標前進，而不是原地踏步。

最後，一個好的想法或概念還必須搭配好的工具，我在使用 Notion 做為我的子彈筆記本、日誌、任務中心、學習中心、目標執行中心… 之後，一切開始井井有條，不會忘東忘西，也比較清楚自己為何而戰，(可以捕捉所有的想法，而且充滿行動力) 有機會再來分享我的 notion 使用心得。

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